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Erstellung der QM Dokumentation - Tipps für die technische Umsetzung


Hinweis: Es soll nicht der Eindruck entstehen, als erledigt sich die QM-Dokumentation nebenbei. Sie benötigen dazu umfangreiches Wissen, über QM und ISO 9000ff. Die folgenden Tipps sollen ihnen bei der technischen Umsetzung helfen: 

  • Elektronische Verteilung
    Wenn die technischen Vorraussetzungen gegeben sind (Netzwerk bzw. jeder Mitarbeiter hat Zugang zu einem Rechner) sollten Sie auf jeden Fall die elektronische Verteilung der Dokumente in Ihrem Netz ins Auge fassen. Sie sparen sich damit später bei der Verteilung und Aktualisierung Ihrer Dokumentation eine Menge Aufwand. 
  • Dokumentenvorlagen
    Legen Sie mit Ihrer Textverarbeitung ein Layout fest. Gehen Sie davon aus, dass mehrere Personen mit dem Erstellen der Dokumentation beschäftigt sind. Benutzen Sie deshalb in jedem Fall Format- und Dokumentenvorlagen, die Sie allen Schreibern zugänglich machen.
    Speichern Sie jedes Dokument in einer separaten Datei, auch wenn Sie und Ihre Textverarbeitung sehr gut mit langen Texten zurechtkommen. Denken Sie daran: alle, die mit der Erstellung der QM-Dokumentation zu tun haben, sollen sich leicht zurechtfinden. 
  • Nummernsystem
    Verwenden Sie das Nummernsystem Ihrer Dokumente auch für die jeweiligen Dateinamen. Um Verwechslungen zu vermeiden, geben Sie im Dateinamen auch den Revisionsstand an. 
  • Flussdiagramme
    Komplizierte Abläufe lassen sich oft einfacher und vor allem leichter verständlich in Form eines Flussdiagramms darstellen. Prüfen Sie diese Möglichkeit bei der Erstellung aller Ihrer Dokumente. Wenn Sie Flussdiagramme oder Prozessdiagramme erstellen, dann benutzen Sie ein Grafikprogramm, mit den entsprechenden Funktionen und versuchen Sie es nicht mit einem herkömmlichen Grafikprogramm. Wenn Sie Prozesse nur grafisch darstellen wollen, muss es kein mächtiges Flowcharter Programm wie MS Visio sein. Bereits OpenOffice bietet ein Grafikprogramm mit allen dazu erforderlichen Elementen und dem "dynamischen Verbinden" von Elementen. Tipp zu OpenOffice...

Schauen Sie sich ruhig Musterhandbücher an. Aber kopieren Sie nicht einfach. Ihr Ziel sollte eine prozessorientierte Darstellung Ihres Unternehmens sein. Ihre Kollegen und Mitarbeiter sollen sich darin wiederfinden. Das erreichen Sie nur, wenn Sie den Aufbau Ihrer Dokumentation selbst erarbeiten.  Einen Tipp über den Aufbau von Verfahrensanweisungen / Prozessbeschreibung finden Sie hier...

 

Weitere Tipps

Checkliste für Erstellung von Prozessbeschreibungen / Verfahrensanweisungen und Beispiel hier...

Erstellung von Flussdiagrammen (Flowcharts) mit OpenOffice...

 

     
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