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Erstellung der QM Dokumentation - Tipps für die technische Umsetzung
Hinweis: Es soll nicht der Eindruck entstehen, als erledigt sich die
QM-Dokumentation nebenbei. Sie benötigen dazu umfangreiches Wissen, über QM
und ISO 9000ff. Die folgenden Tipps sollen ihnen bei der technischen
Umsetzung helfen:
- Elektronische Verteilung
Wenn die technischen Vorraussetzungen gegeben sind
(Netzwerk bzw. jeder Mitarbeiter hat Zugang zu einem Rechner) sollten Sie auf
jeden Fall die elektronische Verteilung der Dokumente in Ihrem Netz ins Auge
fassen. Sie sparen sich damit später bei der Verteilung und Aktualisierung
Ihrer Dokumentation eine Menge Aufwand.
- Dokumentenvorlagen
Legen Sie mit Ihrer Textverarbeitung ein Layout
fest. Gehen Sie davon aus, dass mehrere Personen mit dem Erstellen der
Dokumentation beschäftigt sind. Benutzen Sie deshalb in jedem Fall Format- und
Dokumentenvorlagen, die Sie allen Schreibern zugänglich machen.
Speichern Sie jedes Dokument in
einer separaten Datei, auch wenn Sie und Ihre Textverarbeitung sehr gut mit
langen Texten zurechtkommen. Denken Sie daran: alle, die mit der Erstellung der
QM-Dokumentation zu tun haben, sollen sich leicht zurechtfinden.
- Nummernsystem
Verwenden Sie
das Nummernsystem Ihrer Dokumente auch für die jeweiligen Dateinamen. Um
Verwechslungen zu vermeiden, geben Sie im Dateinamen auch den Revisionsstand
an.
- Flussdiagramme
Komplizierte Abläufe lassen sich oft einfacher und vor allem leichter
verständlich in Form eines Flussdiagramms darstellen. Prüfen Sie diese
Möglichkeit bei der Erstellung aller Ihrer Dokumente. Wenn Sie Flussdiagramme
oder Prozessdiagramme
erstellen, dann benutzen Sie ein Grafikprogramm, mit den entsprechenden
Funktionen und versuchen Sie es nicht mit einem herkömmlichen Grafikprogramm.
Wenn Sie Prozesse nur grafisch darstellen wollen, muss es kein mächtiges
Flowcharter Programm wie MS Visio sein. Bereits OpenOffice bietet ein
Grafikprogramm mit allen dazu erforderlichen Elementen und dem
"dynamischen Verbinden" von Elementen.
Tipp zu OpenOffice...
Schauen
Sie sich ruhig Musterhandbücher an. Aber kopieren Sie nicht einfach. Ihr Ziel
sollte eine prozessorientierte Darstellung Ihres Unternehmens sein. Ihre
Kollegen und Mitarbeiter sollen sich darin wiederfinden. Das erreichen Sie nur,
wenn Sie den Aufbau Ihrer Dokumentation selbst erarbeiten. Einen Tipp über den Aufbau von Verfahrensanweisungen
/ Prozessbeschreibung finden Sie hier...
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Checkliste für Erstellung von Prozessbeschreibungen / Verfahrensanweisungen
und Beispiel hier... Erstellung
von Flussdiagrammen (Flowcharts) mit OpenOffice...
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