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speziell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).

Die Team Computing Dienstleistungen für DOCUframe sorgen dafür, dass Sie Ihre Dokumente wiederfinden.

 

 

 

Von Archivierung profitieren...
Abgesehen von gesetzlichen oder vertraglichen Archivierungs- oder Nachweispflichten gibt es eigentlich nur einen Grund für das Speichern von Dokumenten: 

  • zur Vermehrung von Wissen und Know How oder einfach nur Arbeitserleichterung für die Zukunft
  • Voraussetzung: Dokumente müssen schnell und einfach wiedergefunden werden können

Dies erfordert sowohl organisatorische als auch technische Regelungen und Maßnahmen, die leider häufig vernachlässigt werden. Die Folge:

  • Informationen in Dokumenten werden nicht oder nur nach langer Suche gefunden
  • es entsteht Mehraufwand, der zu beträchtlichem finanziellen Schaden führen kann.

Archivierung einfach durchführen...
DOCUframe® ist deshalb so gut für das Dokumentenmanagement in KMUs geeignet, weil es sich ohne großen organisatorischen und technischen Aufwand implementieren lässt. 

Für den Anwender ist es einfach zu bedienen: Er arbeitet wie gewohnt mit seiner Standardsoftware, erzeugt aber seine neuen Dokumente, ob E-Mail, Fax, Briefe in DOCUframe®. Archivierung und Verteilung von Dokumenten werden automatisch gesteuert, ohne das sich der Anwender darum kümmern muss.

Dokumente einfach wiederfinden...
Die Frage, " Wo ist die E-Mail abgelegt?" stellen Sie mit DOCUframe® selten. Denn das Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass ein- und ausgehende Mails automatisch mit den Ansprechpartnern der integrierten Adressendatenbank verknüpft werden. Wenn Sie trotzdem nicht gleich das Gesuchte finden, helfen Ihnen Stichwortsuche oder gleich eine Volltextrecherche in Dokumenteninhalten.

Individuelles Konzept für KMU...
Team Computing erarbeitet für Sie ein individuelles Konzept zur Verwaltung, Verteilung und Archivierung Ihrer Dokumente, z.B.

  • Organisatorische Festlegungen
  • Rechte- und Sicherheitskonzept
  • Kategorisierung und Archivierung
  • Prozesse zur Dokumentenlenkung z.B.
    QM-Dokumente, Projekt- oder Artikeldokumente

Die Entwicklungsumgebung von DOCUframe ermöglicht die individuelle Anpassung an betriebliche Abläufe, mehr dazu unter  Prozessmanagement...

 

Archivierung und GDPdU

Im Rahmen der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" - der digitalen Betriebsprüfung - sind Steuerprüfer berechtigt, Betriebsprüfungen direkt mit elektronischen Daten durchzuführen. Unter Umständen kann dies soweit gehen, dass auch eine Tabellenkalkulationsdatei oder ein E-Mail Anhang zur Prüfung herangezogen wird.

Deshalb ist es wichtig steuerrelevante elektronische Dokumente über ein Dokumenten- Managementsystem zu archivieren, das über die geforderte Dauer der Aufbewahrung den Zugriff und vor allem ein schnelles Auffinden ermöglicht.

 

DOCUframe® im Office

DOCUframe® ersetzt Textverarbeitung, wenn sie nur für die Erstellung von Korrespondenz benötigt wird. Damit wird DOCUframe® zur Schaltzentrale im Office für:

  • interne Kommunikation

  • externe Kommunikation

  • Serienbriefe
    Serienfaxe
    Serien-E-Mail-Aktionen

Sie benötigen keine weiteren Standard-Office Programme mehr für diese Arbeitsplätze.

     
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